1.1 公司信息配置

操作步骤

1. 点击 新建 (New)，进入公司创建表单
2. 填写 公司名称（如"XX科技有限公司"）—— 系统将自动生成简称
3. 选择 国家 为"中国"，系统将自动加载中国会计科目表
4. 填写 币种 为 CNY，并设置 默认银行账户
5. 设置 财务年度开始日期（通常为 1 月 1 日或 4 月 1 日）
6. 填写 税号 (Tax ID)，即统一社会信用代码
7. 选填：公司 Logo、地址、联系电话等信息
8. 点击 保存 (Save) 完成创建

1.2 财务科目表设置（中国本地化）

操作步骤

1. 进入会计科目表，左侧为科目层级树，右侧为明细
2. 选择 中国 (China) 预设科目表，系统自动加载一级~四级科目
3. 如需新增科目：选中父级科目 → 点击 添加子科目 (Add Child)
4. 填写科目名称、科目编号（建议遵循国家标准科目编号）
5. 设置科目类型：资产 (Asset)、负债 (Liability)、权益 (Equity)、收入 (Income)、费用 (Expense)
6. 勾选 允许冻结 (Allow Freeze) 以启用期初锁定
7. 点击 保存

常见中国科目示例

科目编号	科目名称	类型
1001	库存现金	资产
1002	银行存款	资产
1122	应收账款	资产
1403	原材料	资产
2001	短期借款	负债
2202	应付账款	负债
6001	主营业务收入	收入
6401	主营业务成本	费用

1.3 用户与角色权限管理

1.3.1 创建用户

1. 点击 新建，填写 邮箱（作为登录账号）
2. 填写 全名（员工姓名）
3. 在 角色 (Roles) 标签页勾选所需角色（如销售经理、库存管理员等）
4. 设置 密码，或勾选"发送欢迎邮件"让用户自行设置
5. 设置 模块访问权限（可选限制某些模块不可见）
6. 保存

1.3.2 常用角色建议

角色	适用人员	典型权限
System Manager	系统管理员	全部权限
Accounts Manager	财务经理	全部财务模块 + 报表
Sales Manager	销售经理	客户、报价、订单、退货
Purchase Manager	采购经理	供应商、采购订单、收货
Stock Manager	仓库主管	所有库存操作 + 盘点
Stock User	仓管员	库存交易，不可修改设置
Employee	普通员工	仅查看/提交自己的申请

1.3.3 数据权限规则（进阶）

1.4 打印格式配置

操作步骤

1. 进入 打印格式列表，点击新建
2. 为打印格式命名（如"公司标准销售订单"）
3. 选择 文档类型 (DocType)，如 Sales Order
4. 选择 格式类型：HTML 格式（自由排版）或 Jinja 格式（数据驱动）
5. 在编辑器中编写打印模板，可使用标准字段标签如 {{ doc.name }}、{{ doc.customer }}
6. 添加公司 Logo、页眉页脚、条款说明
7. 点击 保存并测试 预览效果

1.5 邮件通知设置

操作步骤

1. 点击 新建 邮件账户
2. 填写 邮箱地址（如 noreply@company.com）
3. 勾选 启用出站 (Enable Outgoing)
4. 填写 SMTP 服务器地址（如 smtp.exmail.qq.com）和端口（465 需 SSL）
5. 填写用户名和密码
6. 点击 测试 (Test) 验证连接
7. 保存后，在 通知 (Notification) 中配置自动触发规则

2.1 客户主数据管理

创建客户

1. 点击 新建
2. 填写 客户名称（如"XX贸易有限公司"）
3. 选择 客户类型：Individual（个人）或 Company（企业）
4. 填写 客户分组 (Customer Group) 用于分类统计，如"批发商/零售商/代理商"
5. 在 付款条款 (Payment Terms Template) 中设置默认账期（如月结30天）
6. 设置 默认价格列表 (Default Price List)（如"批发价"或"零售价"）
7. 填写 信用额度 (Credit Limit) 和 信用天数
8. 填写联系信息：联系人、电话、地址、邮箱
9. 保存

2.2 报价单 → 销售订单 → 发货（标准流程）

2.2.1 创建报价单 (Quotation)

1. 点击 新建 报价单
2. 选择 客户（系统自动加载客户的默认价格列表）
3. 在表格中添加产品项：选择 物品代码 (Item Code)，输入 数量
4. 系统根据价格列表自动带出 单价，可手动调整
5. 设置 税率和费用 (Taxes and Charges)，如增值税 13%
6. 填写 有效期 (Valid Till)
7. 点击 保存 → 提交 (Submit)
8. 系统自动生成报价单编号，可 打印 或 邮件发送 给客户

2.2.2 报价单转销售订单 (Sales Order)

1. 打开已提交的报价单，点击右上角 创建 (Create) → 销售订单
2. 系统自动将报价单中的客户、产品、数量、价格带入销售订单
3. 补充 交货日期 (Delivery Date)、收货地址 (Shipping Address)
4. 确认无误后 保存 → 提交

2.2.3 发货 (Delivery Note)

1. 打开已提交的销售订单，点击 创建 → 交货单
2. 系统自动带入订单中的产品和数量
3. 确认 仓库 (Warehouse) 为实际发货仓库
4. 如有批次/序列号管理：在表格中填写实际发出的批次和序列号
5. 点击 保存 → 提交，系统自动扣减库存

2.2.4 销售发票 (Sales Invoice)

1. 打开已提交的交货单，点击 创建 → 销售发票
2. 或直接从销售订单创建：订单 → 创建 → 销售发票
3. 系统自动带入产品和金额信息
4. 填写 收款账户 和 付款期限
5. 确认税额无误后 保存 → 提交

2.3 销售退货流程

操作步骤

1. 打开原始 交货单 (Delivery Note)
2. 点击 创建 → 退货交货单 (Return Delivery Note)
3. 系统自动将数量设为负数，表示退货
4. 选择退货入库的 仓库（通常为"退货仓"）
5. 选择 退货原因（质量问题、客户拒收、订单错误等）
6. 保存并提交 → 系统自动增加该仓库库存
7. 进入 销售发票，创建退货发票（金额为负数）冲减应收账款

2.4 CRM 商机管理

创建销售线索

1. 点击 新建 线索 (Lead)
2. 填写联系信息：姓名、公司、电话、邮箱、来源渠道
3. 选择 线索来源（展会、官网、推荐、电话来访等）
4. 填写需求描述
5. 保存

线索转商机

1. 打开线索，点击 创建 → 商机 (Opportunity)
2. 系统自动带入联系人信息
3. 设置 预计金额 (Expected Amount) 和 成交概率 (Probability)%
4. 设置跟进日期提醒
5. 保存

3.1 供应商管理

操作步骤

1. 点击 新建
2. 填写 供应商名称
3. 选择 供应商类型：Company（企业）或 Individual（个人）
4. 选择 供应商分组 (Supplier Group)，如"原材料/成品/服务"
5. 设置 默认价格列表（针对该供应商的采购价）
6. 填写联系信息：联系人、电话、银行账户（用于付款）
7. 设置 付款条款（如月结45天）
8. 保存

3.2 采购申请 → 采购订单 → 收货

3.2.1 采购申请 (Material Request)

1. 点击 新建
2. 选择 需求类型：Purchase（采购）
3. 选择 需求日期（期望到货日）
4. 在表格中添加物料：选择 物品，输入 数量，选择 仓库
5. 保存并 提交 后，该单据进入待采购状态

3.2.2 采购订单 (Purchase Order)

1. 从已提交的 物料需求单 点击 创建 → 采购订单
2. 选择 供应商，系统自动带入供应商价格
3. 确认 数量、单价、交货日期
4. 设置 税率（如采购增值税）
5. 保存并 提交 → 系统生成采购订单编号

3.2.3 采购收货 (Purchase Receipt)

1. 从采购订单点击 创建 → 收货单
2. 确认 收货仓库
3. 输入实际收到的 数量（支持部分收货）
4. 批次/序列号管理物料：填写实际收到的批次号和序列号
5. 保存并 提交 → 系统自动增加仓库库存

3.2.4 采购发票 (Purchase Invoice)

1. 从采购订单或收货单 创建 → 采购发票
2. 系统自动带入产品和金额
3. 填写 供应商发票号（供应商开给您的发票编号）
4. 确认 付款账户
5. 保存并提交

3.3 采购退货流程

操作步骤

1. 打开原始 收货单 (Purchase Receipt)
2. 点击 创建 → 退货交货单
3. 系统自动将数量设为负数
4. 确认退货仓库（将库存移出）
5. 填写退货原因
6. 保存并提交 → 系统自动扣减对应仓库库存
7. 进入采购发票 → 创建退货发票冲减应付

3.4 供应商评估

操作步骤

1. 进入 供应商评分卡 (Supplier Scorecard) 列表
2. 点击新建，选择需要评估的 供应商
3. 系统自动计算 准时交货率（基于采购订单 vs 收货单日期对比）
4. 填写 质量评分（基于来料检验结果）
5. 设置评估周期（月度/季度/年度）
6. 保存后系统生成评分卡

4.1 仓库与货位设置

操作步骤

1. 点击 新建 仓库
2. 填写 仓库名称（如"主仓库"、"退货仓"、"原材料仓"）
3. 选择 父级仓库 (Parent Warehouse) 建立树形结构
4. 示例结构：
   • 所有仓库 (All Warehouses) — 根节点
   • ├── 原材料仓
   • │ ├── 电子料仓
   • │ └── 包材仓
   • ├── 成品仓
   • │ ├── A区
   • │ └── B区
   • └── 退货仓
5. 填写 地址（用于多仓库多地点场景）
6. 勾选 禁用 (Disabled) 可在不删除仓库的情况下停止使用
7. 保存

4.2 物料/产品管理

操作步骤

1. 点击 新建
2. 填写 物品编码 (Item Code)（建议使用有规则的编码体系）
3. 填写 物品名称 (Item Name)
4. 选择 物品类型：Product（可售产品）、Service（服务）、Assembly（组装件）
5. 选择 物品分组 (Item Group) 用于分类
6. 设置 库存单位 (UOM)（个、kg、米、箱等）
7. 填写 标准包装数量（如 1 箱 = 12 个）
8. 在 价格列表 (Item Prices) 标签页设置不同价格（采购价、销售价）
9. 在 仓库 (Warehouse) 标签页设置默认存放仓库和再订购水平
10. 如使用序列号管理：在 序列号 (Serial No) 标签勾选 维护序列号 (Has Serial No)
11. 保存

4.3 库存盘点操作

操作步骤

1. 点击 新建 → 选择 盘点类型
2. 全盘： 点击 获取库存 (Get Items From)，系统加载选定仓库的全部物料和系统数量
3. 抽盘： 手动添加需要盘点的物料
4. 在 实际数量 (Actual Qty) 列填写实际盘点数量
5. 系统自动计算 差异数量 (Difference) 和 差异金额
6. 填写盘点人和备注
7. 保存并 提交 → 系统自动生成库存调整分录

4.4 库存移转与调拨

方法一：两步法（跨物理地点）

1. 从发出仓库创建 交货单 (Delivery Note)，选择类型为 调拨 (Material Transfer)
2. 提交后，该仓库库存减少
3. 在目标仓库创建 收货单 (Purchase Receipt)，关联交货单
4. 提交后，目标仓库库存增加

方法二：一步法（同物理地点）

1. 创建 库存调拨单 (Stock Entry)
2. 选择 用途 (Purpose) 为 物料调拨 (Material Transfer)
3. 在表格中添加物料，设置 源仓库 和 目标仓库
4. 保存并提交 → 两仓库库存同时调整

4.5 批次与序列号管理

4.5.1 启用批次/序列号

1. 打开物品表单，在 库存 (Inventory) 标签页
2. 勾选 维护序列号 (Has Serial No) 或 维护批次 (Has Batch No)
3. 保存 — 系统激活该物品的序列号/批次功能

4.5.2 批次管理

1. 收货时在收货单中填写 批次号 (Batch No)
2. 批次号可用 自动生成 或 手动输入（建议格式：YYYYMMDD-生产线）
3. 出库时可选择特定批次（支持先进先出自动批号查询）
4. 在 批次 (Batch) 主数据中可查看该批次全部记录

4.5.3 序列号管理

1. 收货时在收货单中为每个物品输入或扫描 序列号
2. 支持批量添加：输入序列号范围（如 SN001-SN100）
3. 出库时在交货单中选择序列号 — 系统自动锁定
4. 可在 序列号 (Serial No) 报表中查每个序列号的当前状态（在库/已发货/已报废）

5.1 BOM（物料清单）设置

操作步骤

1. 点击 新建
2. 选择要生产的 成品物品 (Item)
3. 填写 数量（此 BOM 生产的成品量，如 1 件）
4. 在表格中添加原材料：选择物料代码、填写用量、选择仓库
5. 设置 损耗率 (Scrap Percent)（如 2%）
6. 如需定义工序：在 工序操作 (Operations) 标签页添加工序和工时
7. 保存并 提交 → 检查 BOM 成本是否正确
8. 点击 激活 (Activate) 使该 BOM 可用于生产工单

5.2 生产工单流程

5.2.1 创建生产工单

1. 点击 新建 生产工单
2. 选择 成品物品 和对应的 BOM
3. 输入 计划数量 (Planned Qty)
4. 选择 目标仓库 (WIP Warehouse) 和 成品仓库 (Finished Goods Warehouse)
5. 保存并 提交 → 工单状态变为"已计划 (Planned)"

5.2.2 领料 (Material Transfer)

1. 在已提交的生产工单中，点击 创建 → 领料单 (Stock Entry)
2. 系统自动加载 BOM 中所需的全部物料和计划用量
3. 确认 实际领取数量（支持分批领料）
4. 保存并提交 → 物料从仓库转移到 WIP 仓（在制品）
5. 工单状态变为"进行中 (In Process)"

5.2.3 成品入库 (Finished Good Transfer)

1. 生产完成后，在生产工单中点击 创建 → 成品入库单
2. 填写实际生产的 完成数量
3. 如有不合格品，填写 报废数量
4. 保存并提交 → 成品入库、WIP 物料消耗
5. 工单状态变为"已完成 (Completed)"

5.3 委外加工

操作步骤

1. 进入 委外加工订单 (Subcontracting Order)，点击新建
2. 选择 委外供应商 (Supplier)（需在供应商主数据中标记为"委外加工商"）
3. 选择需加工的成品物料和数量
4. 系统自动加载 BOM 中的原材料清单
5. 创建 发料单 (Stock Entry) 将原材料发给供应商
6. 供应商加工完成后，创建 委外收货单 (Subcontracting Receipt)
7. 系统自动扣减发出的原材料，增加成品库存

6.1 应付账款流程

操作步骤

1. 从采购订单或收货单 创建 → 采购发票
2. 核对发票金额、税额与供应商实际发票一致
3. 保存并提交 → 系统在供应商科目下生成应付余额
4. 到期付款时，进入 付款 (Payment Entry)
5. 选择 付款类型 为"支付"
6. 选择 供应商 和 付款账户
7. 系统自动列出该供应商未结清的发票
8. 勾选要核销的发票，输入付款金额
9. 保存并提交 → 系统自动核销应付账款

6.2 应收账款流程

操作步骤

1. 从销售订单或交货单 创建 → 销售发票
2. 核对客户信息、金额、税额
3. 保存并提交 → 系统在客户科目下生成应收余额
4. 收到客户付款后，创建 付款 (Payment Entry)
5. 选择 付款类型 为"收款"
6. 选择 客户 和 收款账户（银行或现金）
7. 输入收款金额，系统自动匹配待核销发票
8. 勾选要核销的发票
9. 保存并提交 → 系统自动核销应收账款

6.3 总账与凭证管理

6.3.1 查看总账

1. 进入 总账报表 (General Ledger Report)
2. 选择 公司、日期范围
3. 可按 科目、客商 筛选查看
4. 支持导出为 Excel 或 PDF

6.3.2 手工录入日记账

1. 进入 日记账 (Journal Entry)，点击新建
2. 选择 记账类型（如"银行转账、汇兑损益、计提费用"等）
3. 在表格中填写 科目、借方金额、贷方金额
4. 借贷必须平衡（总和相等）
5. 填写说明（摘要）
6. 保存并提交

6.3.3 期末结账

1. 在 会计设置 (Accounts Settings) 中设置 会计周期
2. 在 财务周期 (Fiscal Year) 中关闭已完成月份
3. 生成 期末损益结转 (Period Closing Voucher)

6.4 固定资产管理

操作步骤

1. 创建 资产类别 (Asset Category)，设置折旧方法和使用年限
2. 采购固定资产：通过 采购发票 创建，勾选"是固定资产"
3. 系统自动在资产模块中生成 资产卡片
4. 确认 资本化日期、净残值率
5. 系统每月自动生成折旧分录（直线法/余额递减法）
6. 处置资产：在资产卡片中点击"处置"，创建日记账凭证

6.5 财务报表

常用报表

报表名称	用途	获取路径
利润表 (Profit & Loss)	查看期间收入、成本和利润	会计 → 报表 → 利润表
资产负债表 (Balance Sheet)	查看资产、负债和权益	会计 → 报表 → 资产负债表
现金流量表 (Cash Flow)	查看现金流入流出	会计 → 报表 → 现金流量表
应收账款账龄 (AR Aging)	分析客户欠款账龄	会计 → 报表 → 应收账款账龄
应付账款账龄 (AP Aging)	分析供应商欠款账龄	会计 → 报表 → 应付账款账龄
试算平衡表 (Trial Balance)	检查借贷平衡	会计 → 报表 → 试算平衡表

操作步骤

1. 进入对应报表页面
2. 设置 公司、会计期间（如 2026 年 Q2）
3. 点击 生成报表
4. 支持导出为 Excel、CSV 或 PDF
5. 可保存报表筛选条件为"收藏"，方便下次快速查看

7.1 员工管理

操作步骤

1. 点击 新建
2. 填写 员工姓名、员工编号（如工号）
3. 选择 部门 (Department)（如销售部、财务部）
4. 选择 职位 (Designation)
5. 填写个人信息：身份证号、手机号、邮箱、紧急联系人
6. 设置 雇佣日期 (Date of Joining)
7. 选择 雇佣类型：全职、兼职、实习等
8. 设置 状态 (Status)：试用期 (Probation) / 正式 (Active) / 离职 (Left)
9. 保存

7.2 考勤管理

7.2.1 每日考勤记录

1. 点击 考勤工具 (Attendance Tool)
2. 选择 日期、部门
3. 系统显示该部门全部员工，批量设置：出勤 (Present)、缺勤 (Absent)、请假 (On Leave)
4. 点击 提交 (Mark Attendance) 一键批量提交

7.2.2 请假申请

1. 员工通过 请假申请 (Leave Application) 提交
2. 选择 请假类型：年假、病假、事假、婚假等
3. 填写开始日期、结束日期和原因
4. 提交后进入审批流程
5. 审批通过后，系统自动扣减该员工可用假期余额

7.2.3 节假日设置

7.3 薪资核算

7.3.1 设置薪资结构

1. 创建 薪资结构 (Salary Structure)
2. 添加薪资项：基本工资、岗位津贴、绩效奖金、社保、公积金、个税等
3. 设置每个薪资项的计算公式（如"基本工资 = 底薪 / 当月天数 × 出勤天数"）
4. 保存

7.3.2 工资核算

1. 创建 工资单 (Salary Slip)
2. 选择 员工 和 薪资期间
3. 系统自动读取考勤数据，计算应发和应扣金额
4. 审核工资单
5. 批量创建后生成 工资汇总 (Payroll Entry)
6. 保存并提交 → 系统自动生成会计凭证

7.4 招聘流程

操作步骤

1. 创建 职位空缺 (Job Opening)：填写职位名称、部门、需求人数、职责描述
2. 候选人通过 职位申请 (Job Applicant) 提交简历
3. HR 审核候选人，安排 面试 (Interview)
4. 面试后填写 面试评价 (Interview Feedback)
5. 录用后，通过 录用通知书 (Offer Letter) 创建
6. 候选人入职后，从录用通知书 创建 → 员工 (Employee)

8.1 自定义字段与表单

添加自定义字段

1. 进入 自定义字段 (Custom Field) 列表
2. 点击新建，选择要扩展的 文档类型 (DocType)（如 Sales Order）
3. 填写 标签 (Label)（字段显示名称）
4. 选择 字段类型 (Fieldtype)：文本、数字、日期、选择、链接等
5. 在 选项 (Options) 中填写下拉选项（选择类型时需要）
6. 设置字段在表单中的 排序 (Insert After) 位置
7. 保存后该字段立即出现在对应表单中

自定义表单（DocType）

1. 进入 DocType 列表，点击新建
2. 填写 名称 和 模块 (Module)
3. 添加字段：类型、标签、必填、只读等属性
4. 设置 权限 (Permissions)：哪些角色可以查看/创建/修改
5. 保存 → 系统自动生成该表单的菜单、列表视图和 API

8.2 工作流配置

操作步骤

1. 进入 工作流列表，点击新建
2. 填写 工作流名称（如"采购订单审批"）
3. 选择 目标文档类型 (Document Type)（如 Purchase Order）
4. 定义 状态 (States)：草稿 → 经理审批 → 总监审批 → 已批准
5. 定义 过渡 (Transitions)：从哪个状态 -> 到哪个状态，由谁审批
6. 设置每个状态的 允许编辑角色
7. 保存并 激活 → 该文档类型的标准提交流程被工作流替换

8.3 数据导入导出

8.3.1 数据导出

1. 进入任意表单列表视图
2. 点击菜单 → 导出 (Export)
3. 选择要导出的字段和格式（Excel / CSV）
4. 系统下载导出文件

8.3.2 数据导入

1. 准备数据文件：第一行为字段名，后续行为数据
2. 进入 数据导入工具 (Data Import Tool)
3. 选择要导入的 文档类型
4. 上传 CSV/XLSX 文件
5. 系统自动匹配字段（导入向导）
6. 预览数据，确认字段映射正确
7. 点击 开始导入 → 系统逐行验证和插入
8. 查看导入结果（成功/失败行数，失败原因）

8.4 系统备份与恢复

8.4.1 手动备份

1. 备份包含两部分：数据库（SQL）和文件（public/files、private/files）
2. 备份文件默认存储在站的 backups/ 目录
3. 也可通过界面：设置 → 系统 → 下载备份

8.4.2 自动备份

1. 进入 系统设置 (System Settings)
2. 设置 自动备份频率（每日）
3. 设置 备份保留天数（建议 30 天）
4. 可选：配置备份上传到 S3/Google Drive/SFTP
5. 保存

8.4.3 恢复备份

1. 使用 bench restore 命令恢复数据库
2. 恢复文件目录（public/files + private/files）
3. 执行 bench migrate 同步数据库变更

⌨️ 常用键盘快捷键

快捷键	操作
Ctrl + B	切换侧边栏
Ctrl + G	跳转到模块/表单（全局搜索）
Ctrl + Enter	保存并提交当前表单
Ctrl + S	保存草稿
Alt + N	新建记录
Ctrl + H	查看当前表单的修改历史
Esc	关闭当前对话框/取消选择
/ (正斜杠)	聚焦搜索框

❓ 常见问题 (FAQ)

Q: 提交后的单据如何修改？

Q: 如何删除一条记录？

Q: 如何更改已提交单据的日期？

Q: 用户忘记密码怎么办？

Q: 如何设置多公司？

Q: 系统速度慢怎么办？

Q: 如何查看系统的操作日志？

📚 参考资源

• 官方文档：docs.erpnext.com
• 中文社区：discuss.erpnext.cn
• Frappe School（视频教程）：frappe.school
• GitHub：github.com/frappe/erpnext